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ChatGPT를 업무에 안전하게 적용하는 방법을 정리했습니다. 문서 작성, 기획안, 회의록, 보고서, 이메일까지 바로 쓸 수 있는 템플릿과 프롬프트를 제공하며 과장 없이 검수 기준까지 포함합니다.
ChatGPT를 업무에 쓰면 시간이 줄어드는 건 맞습니다. 다만 성과가 나는 사람은 무엇을 물어볼지보다 어떤 형식으로 결과물을 받도록 설계할지를 먼저 정합니다. 이 글은 문서·기획·회의·보고 업무를 “바로 쓰는 결과물”로 만드는 템플릿 중심 가이드입니다.
프롬프트 기본기는 ChatGPT 프롬프트 작성법에서 잡고, 즉시 사용할 샘플은 ChatGPT 프롬프트 예시, 반복 사용을 위한 라이브러리는 ChatGPT 프롬프트 모음에 정리해 두었습니다. 글쓰기/편집 루틴은 ChatGPT 글쓰기, 자동화 설계는 ChatGPT 자동화에서 함께 보면 더 빠릅니다.
업무 활용 3원칙
- 기밀/개인정보는 넣지 않는다(익명화/대체값 사용).
- 출력 형식을 먼저 고정한다(표/서식/목록).
- 검수가 가능한 문장만 만든다(단정/추정 최소화).
1) 가장 먼저 효과 보는 업무 6가지
아래 업무는 공통적으로 “형식이 고정”되기 때문에 ChatGPT 적용 효과가 큽니다.
문서
제안서/기획서/보고서/요약문/회의록
기획
문제 정의, 목표/지표, 일정/리스크, 실행 체크리스트
커뮤니케이션
메일/공지/DM/고객 응대 템플릿
리서치 정리
자료 요약, 비교표, 의사결정 메모
회의
아젠다 생성, 회의록 정리, 할 일(To-do) 배분
반복 업무
주간 보고, KPI 리포트, 운영 점검표
2) “입력”을 이렇게 주면 결과물이 달라진다
ChatGPT는 입력이 흐리면 결과도 흐립니다. 아래 5가지를 넣으면 문서 퀄리티가 안정됩니다.
업무 입력 5요소(복붙용)
- 목표: 문서의 목적 1문장
- 대상: 읽는 사람(상사/고객/팀)
- 톤: 간결/설득/중립
- 형식: 표/목록/서식
- 제약: 분량/마감/금지 표현
3) 업무 문서 템플릿 6종(바로 사용)
(1) 1페이지 요약(One-pager)
[제목]
- 목적:
- 배경:
- 핵심 요약(3줄):
- 옵션(선택지 2~3개):
- 추천안(근거 3개):
- 리스크/대응:
- 다음 액션(담당/기한):(2) 회의록(결정·할일 중심)
[회의 제목 / 날짜]
- 참석자:
- 안건:
- 논의 요약(5줄):
- 결정사항:
- 할 일(To-do):
- 항목 / 담당 / 기한
- 보류/리스크:
- 다음 회의:(3) 보고서(업데이트형)
[기간]
- 목표:
- 이번 주 성과(숫자/근거):
- 진행 상황(완료/진행/이슈):
- 이슈/리스크(원인/대응):
- 다음 주 계획:
- 지원 요청:(4) 기획안(목표·지표·일정)
[기획명]
- 문제 정의:
- 목표(정성/정량):
- 핵심 지표(KPI):
- 타겟/가정:
- 실행 항목(우선순위):
- 일정(주차):
- 리스크/대응:
- 필요 자원:(5) 이메일/공지(중립 톤)
제목: [한 줄 요약]
안녕하세요.
[배경 1~2문장]
[핵심 내용 3~5줄]
- 요청/확인 사항:
- 일정/기한:
감사합니다.(6) 고객 응대(오해 방지형)
안녕하세요. 문의 주셔서 감사합니다.
현재 확인된 내용은 아래와 같습니다.
- 요약:
- 확인 필요:
다음 중 편한 방법으로 진행해 주세요.
1) [옵션 A]
2) [옵션 B]
추가로 필요한 정보가 있으면 알려주세요.4) 실전 프롬프트 9개(업무용)
(1) 회의 메모 → 회의록 변환
너는 회의록 작성자다.
입력: [메모/녹취 요약]
출력 형식: 결정사항/할일(담당·기한)/리스크 포함
조건: 누락 금지, 불확실하면 [확인 필요]로 표시.
출력: 회의록.(2) 보고서 요약(상사 공유용)
너는 보고서 편집자다.
목표: 아래 내용을 10줄 내로 요약하고, 핵심 수치/이슈/요청을 분리해줘.
조건: 과장 금지, 근거 없는 수치 금지.
[본문](3) 기획안(초안) 생성
너는 기획자다.
목표: 아래 정보를 바탕으로 기획안 초안을 작성해줘.
형식: 문제정의/목표/KPI/실행항목/일정/리스크/자원
조건: 모르는 것은 [미정] 처리.
입력: [배경/요구사항/제약](4) 이메일 작성(오해 방지형)
너는 비즈니스 이메일 작성자다.
상황: [상황]
요청: [요청]
톤: 중립/간결
조건: 책임 떠넘기는 표현 금지, 다음 액션(누가/언제) 포함.
출력: 이메일 1안.(5) 문서 문장 다듬기(톤 통일)
아래 문서를 ‘간결하고 중립적인 업무 톤’으로 다듬어줘.
조건: 의미 유지, 과장/단정 완화, 문장 길이 축소.
출력: 다듬은 문서만 제공.
[본문](6) 표로 정리(비교/의사결정)
아래 내용을 의사결정용 표로 바꿔줘.
조건: 옵션 3개 이상, 장점/단점/리스크/비용(있으면) 칼럼 포함.
출력: 표 + 결론 3줄.
[내용](7) 리스크 점검(사전 검토)
너는 리스크 리뷰어다.
대상 문서: [문서]
목표: 리스크 10개를 찾고, 대응안을 제시해줘.
조건: 추정은 ‘추정’이라고 표시.
출력: 표(리스크/영향/가능성/대응).(8) 업무 루틴 자동화(단계 설계)
너는 프로세스 설계자다.
업무: [반복 업무]
목표: 5~8단계로 분해하고 각 단계 입력/출력/검수 기준을 정해줘.
출력: 표(단계/입력/출력/검수/자동화 가능).(9) 최종 검수(단정/과장/누락)
아래 문서를 발송/공유 전 최종 검수해줘.
조건: 단정/과장/오해 소지/누락/오탈자 체크.
출력: 수정 포인트 12개 + 수정 문장 12개.
[본문]관련 글
본 글은 일반적인 정보 제공 목적이며, 회사 정책/보안 규정과 도구 기능은 수시로 변경될 수 있습니다. 민감 정보는 입력하지 말고, 최종 문서는 공유 전 반드시 검수하세요.
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